COVID -19 nuotolinio darbo atmintinė: ką reikia žinoti darbdaviams?

Karantinas ir jo nulemtas nuotolinis darbas daugumą įmonių užklupo netikėtai, todėl taip organizuoti darbą teko nepatvirtinus darbo nuotoliniu būdu taisyklių ir neįvertinus keliamų iššūkių asmens duomenų tvarkymui. Įgudę organizuoti darbą per nuotolį darbdaviai ir darbuotojai ir pasibaigus karantinui bent dalį laiko norės dirbti nuotoliniu būdu, todėl per nuotolį atliekamo darbo mastas neabejotinai išaugs.

Dalinamės patarimais, kaip organizuojant darbą nuotoliniu būdu užtikrinti darbo tvarkos ir asmens duomenų apsaugos reikalavimų laikymąsi:

Nuotolinio darbo fakto įforminimas. Darbas nuotoliniu būdu gali būti organizuojamas (i) darbuotojo prašymu; (ii) darbuotojo ir darbdavio susitarimu; (iii) nustatant darbdaviui vienašališkai, kai tam yra būtinos prielaidos.
Darbo nuotoliniu būdu faktas gali būti įforminamas sudarant su darbuotoju susitarimą ir jame išsamiai aptariant visas nuotolinio darbo sąlygas arba darbdaviui patvirtinant nuotolinio darbo tvarką.

Tvarkoje, be kitų klausimų, būtų numatyta, kurie darbuotojai ir kokia apimtimi turi teisę dirbti nuotoliniu būdu, prieš kiek laiko ir kokiomis priemonėmis turi informuoti darbdavį apie ketinimą dirbti nuotoliniu būdu, kokiais atvejais darbdavys gali neleisti darbuotojui dirbti nuotoliniu būdu. Darbo nuotoliniu būdu sąlygas aptarus nuotolinio tvarkoje, nėra būtina su kiekvienu darbuotoju sudaryti susitarimus dėl nuolatinio darbo. Atskirus susitarimus su darbuotojais rekomenduojame sudaryti tik tuo atveju, jei sąlygos, kuriomis konkretus darbuotojas dirba nuotoliniu būdu, skiriasi nuo įprastinių nuotolinio darbo sąlygų.

Nuotolinio darbo taisyklės. Dirbant nuotoliniu būdu įprastinių darbo tvarkos taisyklių paprastai nebeužtenka, todėl tam, kad darbuotojai žinotų, ko darbdavys iš jų tikisi dirbant nuotoliniu būdu, būtina patvirtinti ir informuoti darbuotojus apie tokio darbo taisykles. Šios taisyklės gali būti įtvirtintos susitarime su darbuotoju, bendrosiose darbo tvarkos taisyklėse ar atskiroje nuotolinio darbo tvarkoje. Svarbiausia, kad jose būtų aptarti šie nuotolinio darbo organizavimo klausimai:

  • nustatyta, kokių pareigybių / padalinių darbuotojai ir kokią dalį savo darbo laiko gali dirbti nuotoliniu būdu, su kuo turi būti suderintas ketinimas dirbti per nuotolį.
  • nustatyta, kaip darbuotojas turi skirstyti savo darbo laiką dirbdamas nuotoliniu būdu – įtvirtintas reikalavimas nepažeisti maksimaliojo darbo laiko ir minimaliojo poilsio laiko reikalavimų.
  • nurodyta, kuriomis valandomis darbuotojas turi būti pasiekiamas, per kiek laiko atsakyti į kolegų el. laiškus ir perskambinti, jei praleidžia skambutį ir pan.
  • nustatyta, kaip bus matuojamas nuotoliniu būdu dirbančio darbuotojo produktyvumas, kaip darbuotojas turi atsiskaityti už nuotoliniu būdu atliktus darbus. Pavyzdžiui, kiekvienos dienos ar savaitės pabaigoje nurodyti savo tiesioginiam vadovui visus tą dieną ar savaitę atliktus darbus, pasiektus rezultatus.
  • aptarti aprūpinimo darbo priemonėmis klausimai – nurodyta, kurias darbo priemones nuotoliniu būdu dirbančiam darbuotojui suteikia darbdavys, jei darbdavys suteikia ne visas darbui reikalingas priemones, turi būti nurodyta, kaip darbdavys kompensuoja darbuotojui už asmeninių priemonių naudojimą darbui.
  • pateiktos su darbo sauga ir sveikata susijusios instrukcijos (dėl darbo vietos įrengimo, pertraukų darymo ir pan.).
  • nustatytos papildomos informacinių ir komunikacinių priemonių naudojimo taisyklės: a) nurodytos komunikavimo su darbdaviu priemonės, b) prieigos prie darbdavio informacinių išteklių (el. pašto, klientų valdymo sistemos, serverių ir pan.) suteikimo tvarka, c) reikalavimai naudojamos kompiuterinės ir programinės įrangos saugumui (operacinei sistemai, antivirusinei programai ir pan.), d) reikalavimai įrenginių ir naudojamo belaidžio tinklo prieigos slaptažodžiams, e) reikalavimai su darbu susijusios informacijos saugojimui (reikalavimas naudoti informacijos šifravimo priemones, pavyzdžiui, Microsoft Bitlocker, dokumentus saugoti tik darbdavio serveryje arba atskirame ir slaptažodžiu apsaugotame asmeninio kompiuterio kataloge) ir kitos taisyklės.
  • nustatytos nuotolinio darbo tvarkos nesilaikymo pasekmės (pavyzdžiui, galimybės dirbti nuotoliniu būdu panaikinimas, laiko, kuriuo su darbuotoju nepavyksta susisiekti, apskaitymas kaip pravaikštų), aiškiai įvardinta, kuriuos tvarkos pažeidimus darbdavys laikys šiurkščiais darbo pareigų pažeidimais.

Darbuotojų stebėsena ir kontrolė. Darbuotojams dirbant ne darbovietėje, darbdavys turi teisėtą interesą įsitikinti, ar laiką namuose darbuotojai tikrai leidžia dirbdami ir laikosi darbdavio nustatytos nuotolinio darbo tvarkos. Vis dėlto, darbuotojų stebėsena bus teisėta tik tuo atveju, jei kiekvienos naudojamos stebėsenos priemonės atžvilgiu bus atlikti šie veiksmai:

  • Atliktas interesų pusiausvyros (balanso) testas ir pagrįsta, kodėl darbdavio interesas vykdyti stebėseną konkrečiu atveju yra viršesnis už darbuotojo teisę į privatumą.
    Atliekant testą turi būti įvertinama: a) ar darbuotojai konkrečiu atveju gali pagrįstai tikėtis tokios priemonės naudojimo; b) vertybės, kurioms apsaugoti ketinama vykdyti stebėseną ir c) vertybės, kurioms stebėsena darys neigiamą poveikį; d) pasekmės, kurias organizacija patirtų nevykdydama stebėsenos; e) ketinamų tvarkyti asmens duomenų pobūdis (jautrumas), apimtis ir kitos svarbios aplinkybės.Kad galėtumėte įrodyti, jog prieš pradėdami stebėseną tikrai vertinote jos būtinumą ir proporcingumą, interesų pusiausvyros vertinimą įforminkite raštu.
  • Atliktas poveikio duomenų apsaugai vertinimas, kurio metu nustatytos konkrečios stebėsenos priemonės keliamos rizikos darbuotojų privatumui ir numatytos šių rizikų valdymo (pašalinimo, sumažinimo, perkėlimo) priemonės.Poveikio duomenų apsaugai vertinimas įforminamas parengiant išvadą.
  • Parengta darbuotojų stebėsenos ir kontrolės tvarka ir darbuotojai su ja supažindinti. Darbuotojų stebėsenos ir kontrolės tvarkoje turi būti nurodyta bent ši informacija: a) visos naudojamos stebėsenos priemonės, jų naudojimo tikslai; b) renkami asmens duomenys; c) tvarkymo teisiniai pagrindai; d) prieigą prie surinktų asmenų turintys asmenys ir susipažinimo su jais procedūra; e) duomenų saugojimo terminai, jų naikinimo tvarka; f) darbuotojų, kaip duomenų subjektų, teisės.
    Duomenų tvarkymo veiklos įrašų papildymas. Dėl darbo organizavimo nuotoliniu būdu darbdavys neišvengiamai pradės tvarkyti daugiau darbuotojų asmens duomenų. Mažų mažiausiai bus tvarkomas darbo nuotoliniu būdu faktas ir režimas, o dažniausiai dar ir informacija apie suteiktas darbo priemones, suplanuotas ir atliktas užduotis, jų rezultatus, jei dirbant nuotoliniu būdu naudojami nauji IT resursai – dėl jų naudojimo surinkti asmens duomenys. Dėl darbo nuotoliniu būdu pradėjus naudoti naujus resursus, gali padaugėti ir duomenų tvarkytojų.
    Atsiradus naujam asmens duomenų tvarkymo tikslui ir padaugėjus tvarkomų asmens duomenų, turi būti atnaujinami ir duomenų tvarkymo veiklos įrašai, juose turi būti nurodomos: a) nuotolinio darbo organizavimo tikslu tvarkomų asmens duomenų kategorijos; b) duomenų subjektų kategorijos (nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai), c) teisinis duomenų tvarkymo pagrindas; d) duomenų gavėjai įmonės viduje ir išorėje; e) darbuotojų informavimo tvarka; f) duomenų saugojimo vieta; g) duomenų saugojimo terminai; h) už duomenų naikinimą atsakingas asmuo; i) taikomos techninės ir organizacinės asmens duomenų saugumo priemonės.

Darbuotojų informavimas apie papildomų asmens duomenų tvarkymą. Padaugėjus tvarkomų asmens duomenų, darbuotojai turi būti papildomai informuojami apie jų asmens duomenų tvarkymo sąlygas. Informuoti apie stebėsenos ir kontrolės tikslu tvarkomus asmens duomenis galima tiesiog supažindinant darbuotojus su atnaujinta darbuotojų stebėsenos ir kontrolės politika. Dėl likusių asmens duomenų, nesusijusių su darbuotojų stebėsena, reikalinga parengti papildomą privatumo pranešimą.
Su parengtais dokumentais darbuotojus galima supažindinti pasirašytinai, išsiųsti juos elektroniniu paštu ar kitomis darbovietėje įprastomis komunikacijos priemonėmis. Nepriklausomai nuo to, kuriuo būdu pasirinksite informuoti darbuotojus, būtinai išsaugokite jų informavimo įrodymus.

visos įžvalgos
Lietuvių
English

Siekdama užtikrinti tinkamą interneto svetainės veikimą, statistiniais bei rinkodaros tikslais Advokatų profesinė bendrija Judickienė ir partneriai JUREX svetainėje naudoja slapukus.

Būtinieji slapukai
Būtinieji slapukai yra reikalingi tinkamam svetainės veikimui.
Analitiniai slapukai
Analitiniai slapukai renka statistinę informaciją, siekiant optimizuoti svetainės veikimą.
Rinkodaros slapukai
Rinkodaros slapukai leidžia trečiosioms šalims pateikti jums pritaikytus pasiūlymus ir reklamą.
Sutinku
Daugiau informacijos Privatumo politikoje.